阮梅作为TVB的董事长，同时也是飞天集团核心管理层成员、文化出海战略领导小组成员，深知2012年度文化出海总结大会暨2013年全球拓展计划发布会的重要意义，也深知TVB作为集团文化出海战略的核心内容平台与传播渠道，在2012年取得的辉煌业绩中发挥了不可替代的重要作用。
在大会筹备之初，当王莽提出需要TVB全面配合大会的筹备工作，提供TVB板块的年度业绩数据、项目成果、经验总结、2013年发展规划等相关资料，安排TVB相关负责人参加大会并进行工作汇报，组织TVB艺人参与大会的文艺演出与宣传活动时，阮梅第一时间吩咐TVB行政总裁、财务总监、内容制作部总经理、海外业务事业部总裁、艺人管理部总监、全球宣发中心负责人等核心下属，全面落实集团的部署要求，按照大会的时间节点与质量标准，完成TVB板块的业绩统计、报告撰写、资料准备、参会安排、艺人组织等各项工作。
她明确要求财务总监，严格按照集团的财务制度与统计标准，全面、准确、及时地统计TVB板块2012年全年的各项经营数据，包括营业收入、净利润、用户数、播放量、版权收入、广告收入、海外营收占比等，确保数据真实、准确、完整，无任何遗漏与错误；要求内容制作部总经理，全面总结TVB2012年内容制作与全球发行的成果与经验，分析存在的不足，提出2013年的内容制作与发行计划，重点突出精品内容打造与全球本土化创作；要求海外业务事业部总裁，全面总结TVB海外付费频道、流媒体合作、线下活动等业务的发展成果与经验，提出2013年的全球渠道拓展计划，明确新增覆盖国家与用户增长目标；要求艺人管理部总监，统筹旗下核心艺人，组织排练高质量的文艺节目，参与大会的演出活动，同时配合大会的宣传推广工作，提升大会的影响力；要求全球宣发中心负责人，整合TVB的全球媒体资源与社交平台账号，配合集团做好大会的全球宣传推广工作，扩大大会的全球传播范围与影响力；要求行政总裁，统筹协调TVB各部门的大会筹备工作，确保所有资料按时提交，安排相关负责人准时参加大会并进行高质量的工作汇报，组织艺人按时参加排练与演出。
所有具体的数据统计、报告撰写、资料准备、参会安排、艺人组织、宣传推广的事务，全部交由下属团队全权处理，阮梅本人不参与任何一线的筹备工作，不亲自出席大会，不进行任何工作汇报，不参加任何文艺演出与宣传活动，只负责统筹决策、整体方向把控、核心资源调配与重大事项审批，确保TVB板块的大会筹备工作高质量、高效率完成，为集团整体大会的顺利召开提供有力支撑。
TVB各个部门严格遵照阮梅的指令执行任务，部门之间通力协作，与集团大会筹备组保持实时沟通，信息传递及时准确，资料提交按时完整，艺人组织有序高效，没有出现任何部门推诿、沟通滞后、数据错误、资料遗漏、艺人缺席等问题，高质量完成了TVB板块的大会筹备工作，为集团整体大会的顺利召开做出了重要贡献。
为保障2012年度文化出海总结大会暨2013年全球拓展计划发布会的高质量、高标准、顺利召开，集团董事会正式审议通过，成立了大会筹备专项指挥部，由王莽亲自担任总指挥，集团总裁、文化影视板块总裁、TVB行政总裁、集团办公室主任联合担任副总指挥，从集团各部门、各业务板块、TVB各部门抽调核心骨干，组建超过260人的专职筹备团队，下设数据统计与核算组、报告撰写与审核组、议程设计与流程组、全球嘉宾邀请组、会场布置与搭建组、后勤服务与保障组、全球宣传与推广组、技术系统与直播组、文艺演出与活动组、安全保障与应急组十大专项工作组。
各组实行定岗定人、责任到人、节点倒排、闭环管理、全球协同的推进模式，彻底打破部门壁垒、区域壁垒、职能壁垒，构建起从大会策划、筹备、召开到后续落地的全链条工作体系，所有工作组高效配合、无缝衔接，无推诿扯皮、无沟通障碍、无工作延误，确保大会筹备的每一个环节都按计划顺利推进，无任何波折与阻碍。
数据统计与核算组由36名资深财务人员、统计人员、数据分析师与审计人员组成，团队成员均拥有10年以上大型企业财务统计与数据分析经验，熟悉集团各业务板块的经营模式与财务制度，核心任务是完成集团2012年全年各项经营数据的收集、整理、核对、分析与汇总工作，确保所有数据真实、准确、完整、及时，为大会报告的撰写与业绩发布提供坚实的数据支撑。
小组制定了详细的数据统计方案与统一的统计标准，明确了各个业务板块、各个部门、各个区域、各个项目的数据报送内容、格式、口径与时间节点，建立了严格的三级数据审核机制，即部门初审、板块复审、集团终审，对每一项数据都进行了多轮交叉核对与验证，同时邀请了全球四大会计师事务所之一的普华永道进行了独立审计，确保数据的准确性与公信力。
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