招兵公告一经发布，便在各地引起了强烈反响。公告中承诺的 200 银元安家费极具吸引力，要知道在当时，普通农民一年的收入不过 20-30 银元，200 银元足以让一个家庭过上数年的安稳生活。
而且公告明确规定，新兵招兵合格后进入军营后，将立即向其家人寄付 100 银元，剩余 100 银元在从印度返回后直接发放给本人。此外，湘西镇守府在之前组织远征军赴欧洲作战时，也曾承诺给予 200 银元安家费并且兑现，良好的信誉让百姓们对此次招兵充满信任。
在招兵现场，气氛异常热烈。以醴陵县的招兵点为例，每天天不亮就有大批青年排队报名，招兵工作人员耐心地为他们讲解报名条件、服役期限与福利待遇。
报名条件明确要求年龄在 16-22 岁之间，身高不低于 1.55 米，身体健康，无传染病与不良嗜好，尤其不能有抽大烟的经历。
为确保新兵质量，招兵小组专门配备了医生进行体检，包括视力检查、听力检查、心肺功能检查等项目。对于体检合格的青年，工作人员会详细登记其家庭住址、亲属信息，并与其签订雇佣协议，明确双方的权利与义务。
在湖北西南的恩施地区，由于当地经济相对落后，许多青年都希望通过参军改变命运。湘西的招兵队伍到达后，先给当地乡绅送礼，然后对方主动协助宣传，组织青年参加报名。很多当地的土家族、苗族青年，家中生活十分困难，他们在得知招兵公告后，毅然报名参军，他们当兵的目的是拿到安家费改善家里的生活，自己能吃饱饭。
经过近 4 个月的努力，到 1919 年 5 月初，招兵工作圆满完成，共招募新兵8万余人，顺利完成了招兵要求。在招兵过程中，湘西镇守府严格遵守承诺，及时将 100 银元安家费寄付给新兵家属，赢得了百姓的广泛赞誉，也为后续的军事行动奠定了良好的群众基础。
1919 年3月初，德国亚琛的军营内一片繁忙，周承辅正带领从远征军抽调的 3000 名骨干人员进行出发前的准备。
这些骨干人员均已收拾好行囊，携带了必要的个人物品与军事装备，他们将乘坐英国军方提供的运输船前往印度孟买。
出发前，周承辅再次召集骨干人员召开动员大会，他强调：“我们此次前往印度，肩负着训练新兵、组建军团的重要使命，大家要把在法国战场积累的实战经验传授给新兵，确保湘西军团尽快形成战斗力”；
周青云也在现场强调：“大家把自己手下的新兵训练好，平时多流汗，战时才能少流血；你们手下的人训练好了，打仗能保护好自己，你们才能活的更久” 。
之后的几次军官会议上，周承辅和周青云多次强调：去印度的目的相当于给英国人扛活打长工，在完成东家的交待工作时一定要保护好自己，保存好部队实力； 这和之前在法国战场，想赢得尊严不一样，这次只是一次雇佣关系。
不久后，3000 名骨干人员有序登上运输船，运输船从比利时的安特卫普港出发，坐英国海军运输船，经大西洋、地中海、印度洋，历时近 20 天，于3月底抵达印度孟买港。
孟买港作为印度最大的港口之一，已被英国殖民当局经营百年，港口内停泊着大量英国军舰与运输船。湘西军团骨干人员抵达后，英国军方专门安排了车辆将他们送往预先准备好的军营。
这座军营位于孟买郊区，原本是英国印度陆军的一处训练基地，占地面积广阔，拥有完善的营房、训练场、武器库与医疗设施。
周承辅带领骨干人员熟悉军营环境后，立即召开军事会议，部署新兵训练的准备工作：将 3000 名骨干人员按照兵种与职责进行分工，一部分担任新兵连的连长与排长，负责新兵的军事训练；一部分担任教官，负责教授武器操作、战术配合等专业技能；还有一部分负责军营的后勤保障与管理工作。同时，周承辅还与英国军方代表协商，确定了新兵运输的时间安排与接收流程，确保新兵抵达后能迅速投入训练。
1919 年 5 月中旬，湘西的 8 万新兵开始分批前往港口，准备乘坐英国军方提供的运输船前往印度孟买。
为确保新兵运输安全有序，湘西镇守府与英国军方制定了详细的运输计划：将 8 万新兵分批护送；新兵统一在常德集合，分批乘运输船出发，经上海、新加坡等地，最终抵达孟买港。在运输过程中，英国军方为新兵提供了基本的饮食与医疗保障，湘西镇守府也专门安排了医生随船，应对可能出现的健康问题。
由于运输规模庞大，加上当时航海条件有限，每批新兵的运输时间都在 20-30 天左右。在漫长的航行中，随船军官会组织新兵进行简单的军事训练与思想教育，帮助新兵适应集体生活，树立服役的信心。
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