初夏的听雨轩,草木葱茏,绿意更深。庭院里,墨竹的菜园已是硕果累累,翠绿的黄瓜悬在架上,红艳的圣女果如宝石般点缀其间,药圃里的草药也长得郁郁葱葱。伴随着这份生机而来的,是听雨轩内部物资的日益增多。
产业丰厚的盈利,除了大部分投入再生产和上交侯府,留作听雨轩私库的银钱和物品也水涨船高。白芷掌管着独立的账目,尽心竭力,一笔笔开销、收入都记得清清楚楚。然而,问题却出在了实物的管理上。
库房原本只是存放些静姝的旧衣物、不常用的器皿以及一些份例物品,地方还算宽裕。可如今,随着静姝生活品质的提升和各项“奇思妙想”的落实,库房里的东西渐渐繁杂起来。
有林承泽和外面各处送来的各色节礼、赏赐;有静姝让达理从外面采买回来的各种稀奇古怪的原材料、工具;有青黛做女红、做手工积攒下的各式布料、丝线、填充物;有紫苏小厨房特意囤积的上等食材、调料;还有静姝自己“淘换”来的、或是“母亲遗泽”中的一些书籍、摆件……
这些东西起初只是分门别类大致堆放,白芷凭着好记性尚能应对。但东西一多,找起来就麻烦了。有时紫苏急需某种特定产地的香料,白芷和负责库房保管的一个小丫鬟要翻找半天;有时青黛想用一块特定的软缎,却记不清是收在哪个箱笼里;更别提那些零零碎碎的工具、材料,往往要用时才发现要么找不到,要么数量对不上。
这日,紫苏想为静姝尝试一道新点心,需要一种西域来的胡荽籽粉,白芷带着人在库房找了近半个时辰,才从一个角落里翻出所剩无几的一小包,险些耽误了时辰。
静姝得知后,并未责怪白芷。她知道,这不是白芷不尽心,而是管理方法需要升级了。传统的、依赖个人记忆和大致分类的库房管理方式,已经无法满足听雨轩如今高效运转的需求。
午后,静姝将白芷唤到了书房。
“白芷,近来库房事物是否觉得有些繁杂难理?”静姝开门见山地问道,语气温和。
白芷脸上露出一丝惭愧和困扰:“回小姐,是奴婢无能。东西愈发多了,虽尽力归置,但有时寻起东西来,确实……确实有些费时费力,恐耽误了小姐和各位姐姐的事。”
静姝摇摇头:“非你之过,是方法有待改进。我近日看书,想到两个或许能省些力气的法子,说与你听听。”
她让白芷铺开一张大的宣纸,自己则拿起炭笔。
“第一个法子,叫做‘画格记账’。”她一边说,一边在纸上画出横平竖直的线条,形成一个简单的表格。“你看,我们可以在纸上画出这样的格子。最上面一行,写上‘物品名称’、‘存放位置’、‘入库时间’、‘数量’、‘用途备注’。”
她指着一个个格子解释道:“比如,胡荽籽粉,我们就可在‘物品名称’下写上‘胡荽籽粉’,‘存放位置’写‘丙字号架三层左二箱’,‘数量’写‘三两’,‘备注’写‘西域来,紫苏专用’。每入库或出库一件东西,就在对应的格子里记录清楚。日后查起来,只需看这纸上的格子,便一目了然,无需再去库房漫无目的地翻找。”
白芷看着那清晰明了的表格,眼睛瞬间瞪大了!这……这法子简直太巧妙了!将所有信息规整在方寸之间,查询起来何止方便了十倍!
“第二个法子,是‘编号管理’。”静姝继续道,“我们将库房划分区域,比如按‘甲乙丙丁’编号,每个区域的架子也编号,架子的每一层、甚至每一个箱子都编上号。然后,给每一件重要的、或是需要经常取用的物品,也编上一个唯一的号码,这个号码就对应着它在‘画格记账’纸上的位置和它在库房中的具体位置。”
她怕白芷不理解,举例道:“比如,刚才说的胡荽籽粉,我们可以给它编号为‘CW-03-02-15’。‘C’代表食材类,‘W’代表调味品, ‘03’代表丙字号架,‘02’代表三层,‘15’代表左起第二个箱子里的第十五号物品。这样,只要看到这个编号,我们就能立刻知道它是什么,在哪里,有多少。”
白芷听得心潮澎湃,呼吸都急促了几分!编号!唯一对应!这简直是……是将库房变成了一个可以精准定位的宝库!再也不会出现记得有这个东西,却忘了放在哪里的窘境!
“小姐!这……这两个法子真是……真是绝了!”白芷激动得声音都有些发颤,她看着纸上那简单的线条和静姝清晰的讲解,仿佛看到了未来库房井井有条、随用随取的光明前景。“奴婢明白了!奴婢这就去办!”
静姝点点头,将画好的表格样本和编号规则草稿交给白芷:“不急,你先将库房所有物品清点一遍,按照这个思路,重新规划区域,制作新的账册。若有不明,随时来问我。”
白芷如同领了军令状,郑重地接过纸张,眼中闪烁着前所未有的光芒。
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